5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...


^ 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний


5.1. Глава Администрации городка Рубцовска и заместители Главы Администрации городка Рубцовска в согласовании с Регламентом Администрации городка Рубцовска Алтайского края проводят аппаратные и оперативные совещания по разным вопросам 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... хозяйственной деятельности, обычно, посвященные одному вопросу.

5.2. Поручения, данные на аппаратном совещании, утверждаются Главой Администрации городка Рубцовска либо лицом, его замещающим, оформляются протоколом в виде списка поручений и подписываются начальником общего отдела по приведенной ниже 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... форме:


УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации

городка Рубцовска

_________ И.О.Фамилия

"____" _________ 2013 г.


^ ПРОТОКОЛ ПОРУЧЕНИЙ

аппаратного совещания Главы Администрации городка Рубцовска


01.09.2013

1. И.О.Фамилия внести предложения по вопросу об увеличении лимита серьезных вложений на 2014 год для финансирования реконструкции дошкольных 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... учреждений.

Срок- до 15.10.2013

2.И.О.Фамилия …


5.3. Подготовка текста протокола возлагается на начальника общего отдела Администрации городка Рубцовска.

5.4. Протокол должен быть представлен на утверждение не позже чем через 3 денька со денька проведения аппаратного совещания 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города.... Копии протокола после утверждения рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам.

5.5. Протоколы оперативных совещаний оформляются в согласовании с приложением № 3 к данной Аннотации. Стенографирование хода заседаний либо совещаний и подготовка текста протокола возлагается на служащих 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... комитетов, управлений, отделов и служб Администрации городка Рубцовска, готовивших вопросы к дискуссии.

5.6. Протоколы печатаются на бумаге формата А4 и имеют последующие реквизиты:

гриф утверждения протокола оформляется в согласовании с п 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города.... 3.6 истинной Аннотации;

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля строчными знаками вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - с указанием лаконичного содержания обсуждавшегося вопроса - отделяется от предшествующего реквизита 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... одинарным интервалом, печатается через интервал "точно" и выравнивается по центру;

место проведения совещания - указывается при формировании протоколов совещания в этом случае, если оно происходило не на обыкновенном месте. Печатается через 2 межстрочных 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... интервала после реквизита "вид заседания-совещания" и выравнивается по левому полю;

дата, время протокола является датой, временем проведения совещания. Дата оформляется цифровым либо словесно-цифровым методом и печатается у правого поля 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...;

присутствовали - перечень присутствовавших либо отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если в совещании учавствовали более 15 человек. В алфавитном порядке указываются фамилия, инициалы и наименование должности каждого из участников совещания;

РЕШИЛИ - по пт излагается 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... смысл поручения (задания) с указанием ответственного исполнителя, его фамилии, инициалов, должности (если она не указана в перечне присутствовавших) и определенного срока выполнения.

Основная часть протокола печатается через межстрочный одинарный интервал.

В последнем пт протокола указывается 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... лицо, на которое возлагается контроль по его выполнению.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными одинарными интервалами и включает наименование должности лица, назначенного фиксировать ход совещания, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...).


^ 6. Оформление протоколов заседаний комиссий, рабочих групп, советов и других формирований


6.1. В согласовании с Регламентом Администрации городка Рубцовска Главой Администрации городка Рубцовска и заместителями Главы Администрации городка Рубцовска по главным фронтам деятельности 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... проводятся заседания комиссий, рабочих групп, советов и других формирований (дальше по тексту – «комиссия»). Протокол составляется на основании записей, сделанных во время заседания комиссии, с учётом представленных тезисов докладов и выступлений, справок и 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... т.д..

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря комиссии и служащих органов Администрации городка Рубцовска, готовивших вопросы к дискуссии. Подлинник протокола остается у секретаря комиссии 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... с следующей (через 2 года) передачей в ведомственный архив для подготовки документов к неизменному хранению.

6.2. Текст протокола (приложение № 4), обычно, состоит из 2-ух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются последующие реквизиты:

Председатель 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... либо Председательствующий;

Секретарь;

Присутствовали - перечень присутствующих либо отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

Повестка денька;

Докладчики по каждому пт повестки денька.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответственных пт повестки денька. Текст каждого раздела строится 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола либо прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст


выступления прилагается". Постановление (решение 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...) в тексте протокола печатается вполне; по мере надобности приводятся итоги голосования.

Содержание особенного представления, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответственного постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... которой фиксируются только принятые постановления (решения) по подходящим вопросам.

6.3. Протокол подписывается лицом, председательствующим на заседании, и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в границах календарного года.

Номера постановлений (решений), принятых на 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... заседаниях комиссии, состоят из номера протокола и порядкового номера постановления (решения).

6.4. Копии протокола по мере надобности рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в согласовании с указателем рассылки: указатель составляет и 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... подписывает ответственный исполнитель органа Администрации городка Рубцовска, готовивший рассмотрение вопроса.

6.5. Протоколы печатаются на листах формата А4 и имеют последующие реквизиты:

Заглавие организации (для протоколов городских комиссий - АДМИНИСТРАЦИЯ Городка РУБЦОВСКА АЛТАЙСКОГО КРАЯ) - печатается от 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... границы верхнего поля строчными знаками и выравнивается по центру.

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается под заглавием организации строчными знаками в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Дата и номер 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... протокола - оформляются цифровым либо словесно-цифровым методами, печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предшествующего реквизита.

Вид заседания - отделяется от предшествующего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается от границы левого поля через 1 интервал.

Место проведения заседания 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... - указывается в этом случае, если оно происходило не на обыкновенном месте.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочный интервал.

Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и включают наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи размещается на уровне последней строчки наименования должности с пробелом меж инициалами и 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... фамилией. Последняя буковка в расшифровке ограничивается правым полем.


^ 7. Организация контроля выполнения документов


7.1. Контроль выполнения документов содержит в себе: постановку на контроль, подготовительную проверку и регулирование хода выполнения, отметку о представлении отчета-информации, снятие с 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов выполнения


документов, информирование управляющих в целях своевременного и высококачественного выполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.2. Контролю подлежат:

законы, указы, постановления, распоряжения 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... органов гос власти; постановления презентабельных органов; постановления и распоряжения Администрации Алтайского края; постановления и распоряжения Администрации городка Рубцовска Алтайского края, поручения Главы Администрации городка Рубцовска по всем видам документов; письма депутатов, организаций 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города..., также воззвания людей.

По указанию управляющего на контроль могут быть поставлены и другие документы.

При постановке документа на контроль на левом поле первого листа документа делается отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...) "Контроль", после этого документ направляется исполнителю.

7.3. Контроль по соблюдению сроков выполнения документов осуществляется приёмной Главы Администрации городка Рубцовска, воззваний людей – общим отделом.

Контроль выполнения документов по существу вопроса производят руководители органов 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... Администрации городка Рубцовска.

7.4. Сроки выполнения документов определяются Главой Администрации городка Рубцовска исходя из срока, установленного в документе, либо сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат выполнению в последующие сроки:

с определенной датой выполнения - в 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... обозначенный срок;

без указания определенной даты выполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок, при всем этом выходные и торжественные деньки в срок выполнения не врубаются.

входящие служебные документы, рассмотренные Главой Администрации 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... городка Рубцовска, а в его отсутствие - лицом, его замещающим, исполняются в течение 10 рабочих либо 15 календарных дней, если другой срок не будет установлен в резолюции;

другие документы - до 1 месяца;

воззвания 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... людей - до 30 календарных дней.

7.5. Срок выполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в Администрацию городка Рубцовска, исходящих - со денька отправки, внутренних - с момента подписания.

7.6. Документы должны исполняться в установленный для их срок.

Если 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... в процессе выполнения документа выяснится невозможность соблюдения обозначенного срока, он может быть продлен только лицом либо учреждением, которое его установило.

Продление срока должно быть оформлено подходящим письмом, с указанием обстоятельств переноса 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... сроков выполнения и предполагаемой даты, но не позже, чем за денек до истечения установленного срока выполнения документа. В неприятном случае документ считается исполненным с нарушением срока.

Если последний денек выполнения документа приходится на нерабочий 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... либо торжественный денек, он подлежит выполнению в рабочий денек, последующий после выходного либо торжественного денька.

7.7. В случае выполнения документа несколькими лицами его подлинник направляется ответственному исполнителю, другие исполнители получают копии 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города....

7.8. Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним до окончательного выполнения хранятся в специальной контрольной папке.

При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в контрольной карточке делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города..., которому передан документ.

7.9. Документ считается исполненным только тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если выполнение не документировалось, отметка об выполнении делается на 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... самом документе и в контрольной карточке.

7.10. После выполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только должностное лицо, поставившее его на контроль, при всем этом на документе и контрольной карточке делается 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... отметка о снятии с контроля.

7.11. Данные о ходе и результатах выполнения контролируемых документов временами обобщаются общим отделом Администрации городка Рубцовска.


^ 8. Отправка исходящей корреспонденции


8.1. Исходящими документами являются деятельные документы, отправляемые из Администрации городка 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... Рубцовска, за подписью Главы Администрации городка Рубцовска, его первого заместителя и заместителей, также документы, являющиеся ответами на входящие документы.

8.2. Прием, учет и отправка исходящих документов осуществляются в общем отделе Администрации городка Рубцовска.

8.3. Все исходящие документы 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... (не считая ответов на воззвания людей) регистрируются в общем отделе, и экземпляр документа с визами помещается в дело в согласовании с номенклатурой дел и истинной Аннотацией.

8.4. На отправку и регистрацию служебные документы 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... передаются с указанием четких адресов, в количестве экземпляров, равном количеству адресатов.

8.5. Исходящие документы должны содержать оригинал подписи.

8.6. Зарегистрированные исходящие документы передаются на отправку в денек регистрации.

8.7. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... вложение в конверты, определение и проставление цены отправления, сдачу в отделение связи. Документы, отправляемые сразу в один адресок, вкладываются в один конверт.

8.8. Приготовленные к отправке служебные документы учитываются в 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... журнальчиках отправляемой корреспонденции и отправляются почтой, либо доставляются нарочным, либо передаются для отправки фельдъегерской связью.

Документы с пометкой "срочно" доставляются адресатам немедленно.

8.9. Выдача документов на руки адресату делается под роспись в разносной книжке.

8.10. Корреспонденция личного 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... нрава, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Администрации городка Рубцовска, к отправке не принимаются.

8.11. Исходящие документы, приготовленные органами Администрации городка Рубцовска по вопросам их деятельности за подписью заместителя Главы 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... Администрации городка Рубцовска, могут отчаливать ими без помощи других.


^ 9. Оформление и отправка телеграмм


9.1. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

9.2. При оформлении адреса телеграммы следует управляться последующими 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... требованиями:

при адресовании телеграмм Президенту Русской Федерации, в Администрацию Президента Русской Федерации, Правительство Русской Федерации, Федеральное Собрание Русской Федерации, министерства и ведомства Русской Федерации, руководителям законодательного (презентабельного) и высшего исполнительного органов гос власти 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... субъектов Русской Федерации, полномочным представителям Президента Русской Федерации указываются: город, наименование должности, инициалы, фамилия;

при адресовании телеграмм без указания места жительства адресата (до востребования) указываются: почтовый индекс, город, наименование субъекта Русской Федерации, инициалы 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города..., фамилия;

в других случаях адресок указывается на сто процентов: город, наименование субъекта Русской Федерации, организация, должность, инициалы, фамилия.


9.3. Текст телеграммы должен содержать только определенную информацию, отражающую существо ситуации. В ответных телеграммах перед 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... текстом непременно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телеграммы должен быть коротким, без союзов и предлогов (если при всем этом не искажается его содержание), не 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... должен заканчиваться цифрами, печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превосходить одной машинописной странички.

9.4. Подпись оформляется отдельной строчкой и содержит в себе: наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи лица 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города..., подписавшего телеграмму, и отделяется сплошной горизонтальной чертой.

Телеграммы подписываются Главой Администрации городка Рубцовска, или лицом, исполняющим обязанности Главы Администрации городка Рубцовска.

9.5. Наименование и адресок отправителя указываются под чертой и 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... содержат в себе: наименование организации, адресок и расчетный счет отправителя, дату, наименование должности, личную подпись и расшифровку (инициалы) подписи.

9.6. Текст подлинника представляемой на подпись телеграммы должен быть завизирован в согласовании с пт 3.14 истинной Аннотации 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города....

9.7. Подлинник телеграммы с отметкой о времени отправки остается в общем отделе.


^ 10. Организация копировально-множительных

и машинописных работ


10.1. Копировально-множительные работы осуществляются общим отделом Администрации городка Рубцовска. Машинописные работы осуществляются машинописным бюро общего отдела 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... Администрации городка Рубцовска. Документы маленького объема печатаются и копируются конкретно в органах Администрации городка Рубцовска, имеющих множительную технику.

10.2. На копирование и печатание сдаются только служебные документы.

10.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, написаны 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... верно и разборчиво. Формат материала не должен превосходить формата А3.

10.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Срочное копирование осуществляется вне очереди.

10.5. Работники общего отдела несут ответственность за 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... высококачественное выполнение работ в четком согласовании с требованиями, обозначенными в заказе, устанавливают очередность их выполнения.

Исполненные несброшюрованные копии совместно с подлинником выдаются заказчику, который организует последующую работу с документом.

10.6. Все передаваемые в 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... машинописное бюро материалы должны быть кропотливо отредактированы и ярко и верно написаны только фиолетовой, голубой либо темной пастами либо чернилами на одной стороне листа. Печатный материал обязан иметь размер шрифта более чем 13 - 14.

Документы, написанные 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... исполнителем неразборчиво, с огромным количеством исправлений, исполненные карандашом, зеленоватой либо красноватой пастой или чернилами, к печатанию не принимаются.

Отпечатанные материалы принимаются на правку машинописным бюро общего отдела Администрации городка Рубцовска 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... менее 2-ух раз.


^ 11. Особенности работы с документами

ограниченного использования


11.1. К документам ограниченного использования относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

11.2. Передача сотрудниками органов Администрации городка Рубцовска документов (их копий либо проектов), содержащих служебную 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... информацию ограниченного использования, работникам посторониих организаций, также распространение таковой инфы допускается только с разрешения управляющего.

11.3. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного использования (ДСП)" и номер экземпляра.

11.4. Необходимость проставления 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... пометки "ДСП" определяется исполнителем документа, управляющим органа Администрации городка Рубцовска либо должностным лицом, подписывающим либо утверждающим документ. Обозначенная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой странички документа, на 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... обложке и титульном листе издания, также на первой страничке сопроводительного письма к такому документу.

11.5. Прием и учет входящих (исходящих) документов осуществляется приемной Главы Администрации городка Рубцовска. При всем этом к входящему (исходящему) номеру 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... документа добавляется аббревиатура "ДСП".

Передача документов сотрудникам органов Администрации городка Рубцовска осуществляется под роспись.

11.6. Документы с пометкой "ДСП" печатаются в машинописном бюро общего отдела. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... исполнителем указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия машинистки и дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вкупе с черновиками и вариациями передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... уничтожаются этим работником с отражением факта поражения в учетных формах.

Плодятся (тиражируются) документы с пометкой "ДСП" только с письменного разрешения управляющего органа Администрации городка Рубцовска.

11.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... использования, осуществляется общим отделом.

По мере надобности направления документов с пометкой "ДСП" нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в каком около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... управляющим органа, готовившего документ.

11.8. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в согласовании с номенклатурой для несекретного делопроизводства. При всем этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП".

11.9. Ликвидирование 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение, делается в органах Администрации городка Рубцовска по акту.

В учетных формах делается отметка об ликвидировании со ссылкой на соответственный акт.


^ 12. Рассмотрение воззваний 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... людей


12.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных воззваний людей осуществляется общим отделом Администрации городка Рубцовска в согласовании с действующим Административным регламентом предоставления городской услуги по воззваниям людей и истинной Аннотацией 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... по делопроизводству.

12.2. Рассредотачивание поступающих воззваний людей осуществляется Главой Администрации городка Рубцовска в согласовании с рассредотачиванием обязательств меж заместителями Главы Администрации городка Рубцовска, органами Администрации городка Рубцовска.

12.3. Передача зарегистрированных воззваний людей из 1-го 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... органа Администрации городка Рубцовска в другой делается через общий отдел Администрации городка Рубцовска.

12.4. Воззвания людей не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, деяния которых обжалуются.

Воззвания, которые поступают от 1-го и такого 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... же лица по одному и тому же вопросу, числятся повторными.

В случае, если в письменном воззвании не указаны фамилия гражданина, направившего воззвание, и почтовый адресок, по которому должен быть ориентирован 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... ответ, ответ на воззвание не дается. Если в обозначенном воззвании содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом либо совершенном противоправном деянии, также о лице, его подготавливающем, совершающем либо совершившем, воззвание подлежит направлению в муниципальный орган в 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... согласовании с его компетенцией.

Воззвания, подписанные 2-мя и поболее создателями, числятся коллективными.

12.5. Графики личных приемов Главы Администрации городка Рубцовска, его заместителей составляются на месяц и утверждаются Главой Администрации городка 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... Рубцовска.

На каждое воззвание оформляется регистрационно-контрольная карточка.

Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление или бросить письменное воззвание по существу поднимаемых вопросов.

Все воззвания, приобретенные во время личного приема, ставятся 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... на контроль.

12.6. Контрольные письма, направленные из вышестоящих организаций, ставятся на особенный контроль.

Направленные в органы Администрации городка Рубцовска воззвания людей регистрируются их работниками и рассматриваются в срок менее 15 дней со денька их 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... регистрации в общем отделе, а воззвания, требующие дополнительного исследования и проверки, - в срок до 30 календарных дней.

В отдельных случаях срок рассмотрения воззвания может быть продлен только управляющим, давшим соответственное поручение, на 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... срок до 1 месяца. О продлении срока сообщается создателю воззвания и в общий отдел.

12.7. Воззвания людей числятся разрешенными, если рассмотрены все поставленные в их вопросы, по которым приняты исчерпающие меры, разъяснены вероятные пути и 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... методы решения поднимаемых вопросов.


^ 13. Изготовка и внедрение печатей и штампов


13.1. Изготовка печатей и штампов, нужных для обеспечения деятельности аппарата Администрации городка Рубцовска, делается общим отделом Администрации городка Рубцовска в согласовании с заявками 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... управляющих органов Администрации городка Рубцовска.

Эталоны печатей должны быть согласованы с правовым отделом Администрации городка Рубцовска.

Необходимость производства штампов с факсимильным проигрыванием подписи Главы Администрации городка Рубцовска либо его заместителей и список лиц 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города..., ответственных за внедрение обозначенных штампов, определяется Главой Администрации городка Рубцовска и его заместителями соответственно.

13.2. Гербовая печать Администрации городка Рубцовска Алтайского края хранится у начальника общего отдела Администрации городка Рубцовска 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города..., ставится на документы, подписанные Главой Администрации городка Рубцовска, его заместителями. Гербовая печать № 2 Администрации городка Рубцовска Алтайского края хранится у головного бухгалтера Администрации городка Рубцовска.

13.3. Печать с изображением Муниципального герба Русской Федерации ставится на документах, требующих 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... особенного удостоверения их подлинности.

Примерный список документов, на которых ставится гербовая печать:


1. Знатные грамоты и благодарственные письма (может быть заверение печатью факсимиле).

2. Графики.

3. Договоры (виза правового отдела неотклонима).

4. Доверенности.

5. Карточки 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... образцов подписей для банковских документов.

6. Командировочные удостоверения.

7. Лицензии.

8. Наградные документы.

9. Решения об установлении каждомесячной доплаты к трудовой пенсии.

10. Соглашения (виза правового отдела неотклонима).

11. Утомившись городского образования город Рубцовск Алтайского края.

12. Штатные расписания.


Если 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... возникнет необходимость заверения гербовой печатью документов, не обозначенных в Примерном списке, то печать ставится по указанию начальника общего отдела.

Обыкновенные круглые мастичные печати (без изображения гос символики) ставятся на копиях документов 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиски печати должны захватывать подпись должностного лица.

13.4. Все сделанные печати и штампы учитываются в общем отделе в журнальчике учета печатей и штампов Администрации городка Рубцовска Алтайского 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... края (приложение № 5), листы которого должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью начальника общего отдела. Печати и штампы выдаются под расписку сотрудникам органов Администрации городка Рубцовска, отвечающим за их внедрение и сохранность.

13.5. В органах 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... Администрации городка Рубцовска печати и штампы должны храниться в несгораемых железных шкафах либо сейфах. При хранении принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей и штампов параметров и свойств, дающих возможность использования 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... их по предназначению, также сохранность, исключающую возможность их хищения либо использования сторонними лицами.

13.6. Об утрате печати и штампа немедленно ставится в известность управляющий органа Администрации городка Рубцовска и общий отдел.

13.7. Пришедшие в негодность 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в общий отдел, где они должны быть уничтожены по акту (приложение № 6), который утверждается начальником общего отдела Администрации городка Рубцовска. Акт хранится совместно с журнальчиком учета 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города....

13.8. Контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагается на управляющих органов Администрации городка Рубцовска.

13.9. Сотрудник Администрации городка Рубцовска, которому были выданы печать либо штамп, при оставлении должности 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... должен сдать их в общий отдел Администрации городка Рубцовска.


^ 14. Составление номенклатуры дел


14.1. Номенклатура дел - оформленный в установленном порядке систематизированный список заголовков дел, заводимых в Администрации городка Рубцовска Алтайского края, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... дел составляется для обеспечения порядка формирования дел в делопроизводстве Администрации городка Рубцовска Алтайского края.

Номенклатура дел создана для организации группировки исполненных документов в дела, классификации и учета дел, определения сроков их хранения 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... и является основой для составления описей дел неизменного и временного (выше 10 лет) хранения, также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

14.2. В Администрации городка Рубцовска Алтайского края составляются номенклатуры дел органов 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... Администрации городка Рубцовска (приложение № 7) и сводная номенклатура дел Администрации городка Рубцовска Алтайского края (приложение № 8).

14.3. Сводная номенклатура дел Администрации городка Рубцовска Алтайского края составляется общим отделом на основании номенклатуры дел органов Администрации 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... городка Рубцовска при методической помощи архивного отдела Администрации городка Рубцовска.

14.4. Сводная номенклатура дел Администрации городка Рубцовска Алтайского края подписывается составителем, согласовывается с архивным отделом Администрации городка Рубцовска и утверждается Главой Администрации 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... городка Рубцовска либо его заместителем. Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом Администрации городка Рубцовска не пореже 1-го раза в 5 лет, если не было структурных конфигураций в Администрации городка Рубцовска Алтайского края.

14.5. После утверждения сводной 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... номенклатуры дел органы Администрации городка Рубцовска получают от общего отдела выписки из соответственных ее разделов для использования в работе.

14.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... в действие с 1 января последующего календарного года.

14.7. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается поновой в случае коренных конфигураций функций и структуры Администрации городка Рубцовска Алтайского края.

14.8. В номенклатуру дел врубаются заглавия дел, отражающие все 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... документируемые участки работы Администрации городка Рубцовска Алтайского края.

14.9. Графы номенклатуры дел заполняются последующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации городка 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... Рубцовска цифрового обозначения органа Администрации городка Рубцовска и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в границах органа. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. К примеру: 12-05, где 12 - обозначение органа Администрации городка Рубцовска, 05 - порядковый номер 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел врубаются заглавия дел (томов, частей).

Заголовок дела должен верно, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... употребление в заголовке неконкретных формулировок ("различные материалы", "общая переписка" и т.д.), также вводных слов и сложных оборотов.

Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указывается заглавие перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (к примеру, переходящее с 1999 года), о 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

14.10. Если в течение года в Администрации городка Рубцовска появляются новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются запасные номера.

14.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).


^ 15. Формирование и оформление дел


15.1. Формирование дел - это отнесение 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... документов к определенному делу в согласовании с номенклатурой дел и классификация документов снутри него.

15.2. При формировании дел нужно соблюдать последующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в согласовании 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы 1-го календарного года, кроме переходящих дел; раздельно группировать в дела документы неизменного и временного сроков хранения; на общих основаниях помещать в дела ксерокопии факсограмм и 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... телефонограммы; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, излишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превосходить 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

15.3. Документы снутри дела размещаются в хронологической, вопросно-логической последовательности либо их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... ним приложениями.

Распоряжения Администрации городка Рубцовска Алтайского края по основной деятельности группируются раздельно от распоряжений по личному составу.

Протоколы в деле размещаются по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города..., систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются раздельно от проектов.

Документы в личных делах размещаются по мере их поступления.

Переписка группируется, обычно 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города..., за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности;

документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в прошлом году, документы врубаются в дело текущего года с указанием 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... индекса дела предшествующего года.

15.4. Оформление дела и подготовка его к хранению содержит в себе комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

15.5. Зависимо от сроков хранения 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... проводится полное либо частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предугадывает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 9); нумерацию 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 10); составление в нужных случаях внутренней описи документов дела (приложение № 11); подшивку и переплет дела; внесение нужных уточнений в реквизиты обложки дела.

15.6. Обложка дела неизменного, временного (выше 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

Администрация городка Рубцовска Алтайского края;

наименование органа Администрации городка Рубцовска; индекс дела; заголовок дела 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (не считая листа-заверителя и 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа обычным карандашом либо нумератором.

Листы дел, состоящих из нескольких томов либо частей, нумеруются по каждому тому либо 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... части раздельно.

Фото, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специальные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обратной стороне в левом углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в последующем порядке: поначалу конверт 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города..., потом еще одним номером каждое вложение в конверте.

По окончании года в надписи на обложках дел неизменного и временного (выше 10 лет) хранения вносится уточнение: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... подшитых документов в заголовок дела вносятся конфигурации и дополнения.

15.7. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... надписи не составлять.


^ 16. Организация оперативного хранения документов


16.1. С момента заведения и до передачи дел в городской архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители органов и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, должны обеспечивать сохранность документов и дел 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города....

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, должны размещаться в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, защищающих документы от пыли 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... и воздействия солнечного света.

Номенклатура дел либо выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела неизменного и длительного (выше 10 лет) сроков 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... хранения хранятся по месту их формирования в течение 2-ух лет, а потом сдаются в ведомственный архив Администрации городка Рубцовска.

16.2. Дела выдаются во временное использование сотрудникам органов Администрации городка Рубцовска на срок менее 1-го денька.


^ 17. Экспертиза 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... ценности документов


17.1. Экспертиза ценности документов - это исследование документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на неизменное хранение.

17.2. Для организации и проведения экспертизы ценности 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... документов создается повсевременно действующая экспертная комиссия (ЭК).

17.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов неизменного и временного (выше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив; отбор документов с временными сроками хранения и с 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... пометкой "До минования надобности", подлежащих предстоящему хранению в органах Администрации городка Рубцовска; выделение к уничтожению дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

17.4. Отбор документов неизменного срока хранения проводится на основании 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации городка Рубцовска методом полистного просмотра дел. В делах неизменного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов воспринимает ЭК.


^ 18. Составление описей дел


18.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный список единиц хранения архивного фонда, коллекции и созданный 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой список дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются раздельно: на дела неизменного хранения (приложение № 12); на дела временного 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... (выше 10 лет) хранения (приложение № 13); на дела по личному составу (приложение № 14). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

18.2. В каждом органе Администрации городка Рубцовска описи на дела неизменного хранения составляются раз в год 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... под методическим управлением спеца архивного отдела Администрации городка Рубцовска. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи дел, приготовленные органами Администрации городка Рубцовска, служат основой для подготовки сводной описи 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... дел Администрации городка Рубцовска Алтайского края.

18.3. Описи дел органов Администрации городка Рубцовска составляются по установленной форме (приложение № 15) и представляются в ведомственный архив через два года после окончания делопроизводства.

18.4. Описательная статья описи дел органов Администрации городка 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... Рубцовска имеет последующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... дела.

18.5. При составлении описей дел соблюдаются последующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в четком согласовании с 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись попорядку дел с схожими заголовками пишется стопроцентно заголовок первого дела, а все другие однородные дела обозначаются словами "то же", при всем этом другие 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... сведения о делах вносятся в опись на сто процентов (на каждом новеньком листе описи заголовок воспроизводится на сто процентов); графа описи "примечание" употребляется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... передаче дела другим структурным подразделениям Администрации Алтайского края со ссылкой на нужный акт, о наличии копий и т.п.

18.6. В конце описи прямо за последней описательной статьей делается итоговая 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... запись, в какой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, 1-ый и последний номера дел по описи, также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

18.7. Опись дел органа Администрации городка 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... Рубцовска подписывается составителем с указанием его должности и утверждается управляющим органа Администрации городка Рубцовска.

18.8. Опись дел органа Администрации городка Рубцовска составляется в 2-ух экземплярах, один из которых передается совместно с 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... делами в ведомственный архив, а 2-ой остается в качестве контрольного экземпляра в органе Администрации городка Рубцовска.

18.9. Отбор документов к уничтожению за соответственный период и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 16) выполняются после 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... составления сводных описей дел неизменного хранения за тот же период.


^ 19. Подготовка и передача документов в городской архив


19.1. В городской архив передаются дела с исполненными документами неизменного срока хранения. Их передача 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... делается только по утвержденным описям дел.

19.2. Дела с исполненными документами неизменного срока хранения передаются в городской архив после истечения срока ведомственного хранения (5 лет).

19.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в городской 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... архив, обычно, не подлежат. Они хранятся в органах Администрации городка Рубцовска и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Документы по личному составу хранятся в Администрации городка Рубцовска 75 лет.

19.4. В период подготовки дел 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... органом Администрации городка Рубцовска к передаче в городской архив сотрудником архива за ранее проверяется корректность их формирования, дизайна и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... согласовании с номенклатрой дел Администрации городка Рубцовска. Все выявленные при проверке недочеты в формировании и оформлении дел работники органов Администрации городка Рубцовска должны убрать.


19.5. В случае упразднения органа Администрации городка Рубцовска с правами юридического 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... лица спец, ответственный за ведение делопроизводства в этом органе Администрации городка Рубцовска, в период проведения ликвидационных мероприятий сформировывает все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в городской архив, независимо от 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.


Приложение № 1

к пт 3.1

Советы

по изготовлению образцов бланков Администрации городка Рубцовска


1. Бланки делаются в формате А4 (210 х 297 мм) либо А 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...5 (148 х 210 мм).


Поля бланков, мм:

верхнее - 20; левое - 20;

нижнее - 20; правое - 10.


2. Бланк письма включает реквизиты:

символ городка Рубцовска;

наименование организации;

справочные данные об организации.


Ограничительные отметки зон расположения реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер;

ссылка 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... на регистрационный номер и дату документа.

Бланк письма, сделанный с центровым расположением реквизитов:



Наименование
реквизита

Состав реквизита

Шрифт

Размер
шрифта

Примечание

Символ городка Рубцовска










Отступ от
верхнего края
листа – 20 мм.
Размеры знака
- 28 х 19 мм

Наименование
организации

^ Администрация городка Рубцовска Алтайского края

Аrial 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...
с пропис-ной
буковкы


14

Выделяется
полужирным
шрифтом

Справочные данные

658200
г. Рубцовск,
пр. Ленина, 130
телефон 4-31-10,
т/факс 4-35-20,

E-mail: meria_rub@mail.ru; rub_adm@mail.ru

веб-сайт: www.rubadm.ru 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... ОКПО 04018528, ОГРН 1022200813656,

ИНН 2209011079, КПП 220901001

Times New Roman


12




Дата документа и
регистрационный
номер


______ № _____

Times New Roman


12

Размещается
на одном
уровне

Ссылка на
регистрационный
номер и дату


На № _________

Times New Roman


12





Все реквизиты центрируются относительно слов "Администрация городка Рубцовска".


3. Бланк постановлений 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... (распоряжений) Администрации городка Рубцовска делается на базе продольного расположения реквизитов и включает:

символ городка Рубцовска;

наименование организации;

наименование вида документа.


Ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер.


Наименование 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...
реквизита

Состав реквизита

Шрифт

Размер
шрифта

Примечание


Символ городка Рубцовска










Отступ от
верхнего края
листа - 20 мм.
Размеры знака
- 28 х 19 мм


Наименование
организации


^ Администрация городка Рубцовска
Алтайского края

Times
New
Roman
с пропис-
ной
буковкы


16

Выделяется
полужирным 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...
шрифтом.
Интервал меж
знаками
разреженный
на 1 пт.


Наименования
вида документа


^ ПОСТАНОВЛЕНИЕ
(РАСПОРЯЖЕНИЕ)

Times
New
Roman
пропис-
ные
буковкы


14

Выделяется
полужирным
шрифтом.
Интервал меж
знаками
разреженный
на 1 пт.

Дата
документа и регистрационный
номер


______ № _____

Times
New
Roman 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...


12






Реквизиты отделяют друг от друга 2-мя межстрочными интервалами. Зона расположения реквизитов 7,5 см от верхнего края листа по всей ширине бланка. Все реквизиты центрируются относительно слов "Администрация городка Рубцовска".




^ Администрация городка Рубцовска

Алтайского 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... края

658200 г. Рубцовск, пр. Ленина, 130

телефон 4-31-10, т/факс 4-35-20,

E-mail:rub_adm@mail.ru

веб-сайт: www.rubadm.ru

ОКПО 04018528, ОГРН 1022200813656

ИНН 2209011079, КПП 220901001


______________ №____________

на № _________ от ___________


^ Эталон бланка письма Администрации городка Рубцовска




Администрация городка Рубцовска

Алтайского края


ПОСТАНОВЛЕНИЕ

__________________ № _______________


Эталон 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... бланка постановления Администрации городка Рубцовска



АДМИНИСТРАЦИЯ

^ Городка РУБЦОВСКА

АЛТАЙСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

____________________ № _____________


Эталон бланка распоряжения Администрации городка Рубцовска


Приложение № 2

к пт 4.10


^ ЛИСТ ВИЗИРОВАНИЯ

работниками Администрации городка, руководителями органов Администрации городка Рубцовска, заинтересованными лицами проекта (полное наименование документа) Администрации городка Рубцовска по вопросу:

______________________________________________________________


^ Должность 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... работников, Инициалы, Роспись Дата

завизировавших проект фамилия визирования


1-ый заместитель Главы

Администрации городка Рубцовска


Заместители

Главы Администрации городка Рубцовска


Ответственные руководители органов

Администрации городка Рубцовска


Заинтригованные руководители органов

Администрации городка Рубцовска


Спец – юрисконсульт

правового 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... отдела Администрации

городка Рубцовска

Начальник правового отдела

Администрации городка Рубцовска (при визировании проектов нормативных правовых актов Администрации городка Рубцовска и проектов правовых актов Рубцовского городского Совета депутатов Алтайского края)


Начальник общего отдела

Администрации городка Рубцовска


Фамилия, имя, отчество 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... и номер телефона исполнителя документа


Приложение № 3

к пт 5.5


УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации

городка Рубцовска

____________И.О.Фамилия

«____» _________ 2013 года


ПРОТОКОЛ

совещания ... (короткое содержание обсуждаемого вопроса)


г.Рубцовск 16.04.2013

зал заседаний 14.00


Присутствовали: в алфавитном порядке указываются фамилия, инициалы и наименование должности 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... каждого из участников совещания.


РЕШИЛИ:


1. излагается смысл поручения (задания) с указанием ответственного исполнителя, его фамилии, инициалов, должности (если она не указана в перечне присутствовавших) и определенного срока выполнения поручения.

2.

3.

и т 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города....д.


^ В последнем пт протокола указывается лицо, на которое возлагается контроль по его выполнению.


Протокол вел подпись расшифровка подписи

(должность)


Эталон дизайна протокола оперативного совещания


Приложение № 4

к пт 6.2


^ АДМИНИСТРАЦИЯ Городка РУБЦОВСКА

АЛТАЙСКОГО КРАЯ


ПРОТОКОЛ №

заседания экспертной комиссии

Администрации 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... городка Рубцовска

Алтайского края


14.03.2013

15.00


Председатель Фамилия И.О., начальник общего отдела Администрации городка Рубцовска;


Секретарь Фамилия И.О., спец общего отдела Администрации городка Рубцовска.


Присутствовали: 10 человек (перечень прилагается).


Повестка заседания:


1. Рассмотрение вопроса 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... об упорядочении документов...

2. Согласование номенклатуры дел...


1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. - короткая запись выступления;

Фамилия И.О. - короткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Принять меры...

1.2. ....

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...:


Председатель подпись И.О.Фамилия


Секретарь подпись И.О.Фамилия


Эталон дизайна протокола заседания комиссии


Приложение № 5

к пт 13.4


^ Журнальчик

учета печатей и штампов Администрации

городка Рубцовска Алтайского края


Начат __________________

Окончен __________________

На _______ листах


Продолжение приложения № 5

к пт 13.4




пп

Дата ре-
гистра 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...-
ции
печати
(штампа)

^ Оттиск печати
(штампа)

Должность, Ф.И.О.
и роспись лица,
получившего
печать (штамп),
дата

Основание
получения
печати
(штампа)

Должность,
Ф.И.О лица,
сдавшего
печать
(штамп), дата

1

2

3

4

5

6































































































































































































































































Продолжение таблицы



^ Оттиск сдаваемой
печати (штампа)

Должность, Ф.И.О 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города....
и роспись лица,
принявшего печать
(штамп), дата

Основание и цель
сдачи печати
(штампа)

Номер и дата
утверждения акта
об ликвидировании
печати (штампа)

7

8

9

10























































































































































































Приложение № 6

к пт 13.7


УТВЕРЖДАЮ

Начальник общего отдела

Администрации городка Рубцовска

_____________И.О.Фамилия


«____»_____________ 2013 года


АКТ № ______


на ликвидирование печатей 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... и штампов


Комиссия в составе _________________________________ на основании

(Ф И.О., должность)

____________________________________________________ подготовила к

(наименование документа, его номер и дата)


уничтожению последующие печати и штампы:


Наименование печати (штампа) Оттиск печати (штампа)


Всего подлежат уничтожению 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... ____________________ печатей и штампов.

(прописью)


Подписи:


Печати и штампы перед ликвидированием с записями в акте сверили и стопроцентно убили методом _____________ «____» _________ 20___ г.


Подписи:


Отметки в журнальчике учета об ликвидировании печатей и штампов произвел

____________________ «____»_________20____ г.

(подпись 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города..., должность)


^ Эталон дизайна акта на ликвидирование печатей и штампов


Приложение № 7

к пт 14.2


Администрация городка Рубцовска

Алтайского края


Комитет Администрации городка Рубцовска

по архитектуре и градостроительству


^ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

____________ № ________

_______________________

(место составления)

на ____________________ год 1


Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел (томов)

Срок хранения дела 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Заглавие раздела

















Председатель комитета Администрации

городка Рубцовска по архитектуре

и градостроительству подпись И.О.Фамилия


Дата


СОГЛАСОВАНО 2 СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК комитета Администрации Начальник архивного отдела

городка Рубцовска по архитектуре Администрации городка Рубцовска

и 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... градостроительству

от ___________ № ____________ _______ ____________________

подпись расшифровка подписи

дата


Формат А4 (210 х 297 мм)


^ Форма номенклатуры дел органа Администрации городка Рубцовска


--------------------------------

1 К выписке из номенклатуры дел для данного органа Администрации городка Рубцовска по окончании календарного года 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... составляется итоговая запись по форме, обозначенной в приложении № 8, и делается отметка о передаче итоговых сведений в архивный отдел Администрации городка Рубцовска.

2 При наличии ЭК органа Администрации городка Рубцовска.


Приложение № 8

к пт 14.2


Администрация городка Рубцовска УТВЕРЖДАЮ

Алтайского 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... края Глава Администрации

городка Рубцовска

___________И.О. Фамилия

СВОДНАЯ «___»__________2013 года

^ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

____________ № ________

_______________________

(место составления)

на ____________________ год



Индекс дела

Наименование структурного подразделения, заголовок дела

Кол-во дел (томов)

Срок хранения дела и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Заглавие раздела
















































Наименование 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... должности

составителя номенклатуры дел подпись расшифровка подписи


Дата


^ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Администрации городка Рубцовска Начальник архивного отдела

от ___________ № ___________ Администрации городка Рубцовска

_________ _______________________

подпись расшифровка подписи

дата


Формат А4 (210 х 297 мм)


^ Форма номенклатуры дел Администрации городка Рубцовска


Продолжение 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... приложения № 8


Итоговая запись

о категориях и количестве дел, заведенных

в ___________ году в Администрации городка

Рубцовска Алтайского края



По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

С отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Неизменного










Временного (выше 10 лет)










Временного (до 10 лет включительно)










Итого:












Наименование должности лица 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города...,

составившего номенклатуру дел подпись расшифровка подписи


Дата


Итоговые сведения переданы в архив


Наименование должности,

передавшего сведения подпись расшифровка подписи


Дата


При составлении номенклатуры дел были применены:

1.

2.

3.



Должность подпись расшифровка подписи


Дата


Форма итоговой записи к номенклатуре дел Администрации городка Рубцовска


Приложение № 9

к пт 5. Оформление протоколов аппаратных и оперативных совещаний - Инструкция по делопроизводству в администрации города... 15.5





___________________________________________

(наименование архивного учреждения)

___________________________________________


_____________________________________________________________________________

(наименование организации

_____________________________________________________________________________

и структурного подразделения)


Дело № ___________


_____________________________________________________________________________


_____________________________________________________________________________

(заголовок дела)


________________________________

(последние даты)

________________________________


Н

5-obrazovatelnie-tehnologii-osnovnaya-obrazovatelnaya-programma-visshego-professionalnogo-obrazovaniya-napravlenie.html
5-obrazovatelnie-tehnologii-rabochaya-programma-disciplini-informacionnie-sistemi-i-tehnologii-napravlenie-podgotovki.html
5-obrazovatelnie-tehnologii-rabochaya-uchebnaya-programma-nauchnaya-specialnost-08-00-05-ekonomika-i-upravlenie.html